Business Consultancy, Turnaround & Restructuring
Dönüşüm Yönetimi Merkezi
  • Turnaround Management
    Yeniden Yapılanma Hizmetleri
  • Efficiency Improvement
    Verimlilik ve Karlılık Artışı
  • Business Transformation
    Pazarlama Stratejileri Yönetimi

Stok Bulundurma Tuzağına Düşmek

Stok Bulundurma Tuzağına Düşmek

 

İşletmelerin, özellikle imalat, satış-dağıtım işletmelerinin stok bulundurma mecburiyetleri olduğunu biliyoruz. Maalesef stok tutmaktan kaçınabileceğimiz bir sistem henüz yok. Stok tutmak, imalatta veya satışta kullanılan mal ve malzemelerin,  imalat/satış hızına uygun akışını temin etmek için kullanılan bir iş tekniğidir. Stok, benzin deposunun rezervi gibidir. Elektrik gittiğinde, sistemin devam etmesini sağlayan UPS gibidir. Elektrik akım oynamalarını tolere eden kapasitör gibidir.

 

Eksiğim varsa siz tamamlayın,aşağıda yazdığım nedenlerden dolayı stok tutma mecburiyetiniz vardır:

 

  • Her an istediğiniz kaynaklara ulaşamayacağınız için stok tutarsınız.
  • İmalatınızda, gecikmeden kaynaklanabilecek bir aksama olmaması için stok tutarsınız.
  • Sipariş geldiğinde hemen satış yapabilmek için stok tutarsınız.
  • Başka yan ürünleri daha kolay satabilmek için stok tutarsınız.
  • Kaynaklara optimum maliyetlerle erişebilmek için stok tutarsınız.
  • Üretici sizi minimum alıma mecbur ettiği için stok tutarsınız.
  • Risklerinizi minimuma indirmek için stok tutarsınız.
  • Satın alma ve nakliye maliyetlerinizi minimuma indirebilmek için stok tutarsınız.
  • Müşteri sadakati ve memnuniyetini en üst seviyede tutabilmek için stok tutarsınız.
  • Olası kur ve fiyat artışlarından geç etkilenmek için stok tutarsınız.
  • Satış hedeflerinizi kolay gerçekleştirebilmek için stok tutarsınız.
  • Zam geleceğini bilip spekülatif amaçlı stok tutarsınız.

 

Tutar da tutarsınız. Bunlar, stok tutmanın objektif nedenlerinin bazılarıdır. Ama tecrübelerimin bana gösterdiği şey stokların önce objektif başlayan, sonradan subjektif değerlere göre devam eden şekilde tutulduğudur.

 

Şöyle ki:

 

  • Stok miktarı belirlenirken minimum ve maksimum miktarlar tespit edilir. Minimum değer, stok belirli bir seviyeye indiğinde ürünün gelmesine kadar olan süredir. Maksimum değer ise bir teknik hesaplamayla yapılır; detayına girmeyeceğim.
  • Zaman geçer, şartlar değişir, teorik maksimum/minimum değerler şartlara uydurulmazlar.
  • Bir kez bir ürünün stokunda aksama olur, o işe bakanlar bir daha böyle bir durumla karşılaşmamak için stok adetlerini yükseltirler
  • Pek çok işletmede max/min stok değerleri dahi yoktur, operasyonu en iyi bilen kişi, olsa olsa tekniğini kullanarak sipariş verir.
  • Yüksek stoklar işletme personelinin sipariş zamanlama hatalarını telafi etmelerinin en garantili yoludur.
  • Fazla stoklar, Gelir/Gider hesaplarına görünen bir olumsuz etki yapmazlar.
  • Bankalar tarafından da nakde çevrilebilecek değer olarak görüldüğünden olumsuz bulunmazlar.
  • Sürekli devreden KDV’si bulunan işletmelerde stoklar için ödenen KDV, işletme için fon kaybıdır ama gözlerden kaçar.
  • Teknoloji ürünleri depolayan işletmelerde stoklar çok büyük risk taşır, ürünün yenisi çıkar, elinizdeki yarı değerine iner.
  • Bozulabilir, son kullanım tarihi olan veya özel şartlarda muhafaza edilmesi gereken stoklar ciddi risk taşır. Bir kısmı artık kullanılmayacak durumda olabilir.
  • Artık üretmediğiniz veya satmadığınız malların girdileri olan stoklar kayıtlarda değerli bir şeymiş gibi gözükür, ama kimsenin işine yaramazlar.
  • Her işletmede işe yaramaz (Obsolete) hale gelmiş stoklar muhtemelen bulunmaktadır, ama temizlenmeleri kolay değildir. Öncelikle vergi dairesi böyle bir şeye izin vermez. Finans yöneticiniz de bu temizliğe, bankalara zarar görünecek, bilanço aktifleri küçülecek diye izin vermez. Satış yöneticiniz, satışlar zararlı görünecek ve prim alamayacak diye kabul etmez. Genel Müdür de bu zararları yönetim kuruluna nasıl anlatacağını bilemeyeceği için firma içinden kimse kolay kolay stok temizleme operasyonuna girişmez.
  • Kredi kullanan işletmelerde stoklar işletmeye ciddi finans yükü bindirir. Kredi kullanır, faiz öder, stokları finanse edersiniz.
  • Kendi mülkü olmayan işletmeler, gereksiz stokları saklamak için depo kirası öder dururlar.
  • Uluslararası raporlama sistemi, stoklar üzerindeki finans yükünü operasyonel kabul etmediğinden bu maliyet kâr-zarar tablosunda operasyon dışı görünür, kimse üzerine alınmaz, kaybolur gider.
  • Bu tür nedenlerle birçok işletmede görünen stok rakamları ya gerçek değildir, ya da olması gerekenden lüzumsuzca fazladır.
  • İşin başka bir yönü daha var ki, o da suiistimal konusu. İç kontrol mekanizması kuvvetli olmayan işletmelerde stokların bir kısmı buharlaşabilir ve kolay anlaşılamaz.

 

Bunun gibi pek çok nedenle, stoklar bir işletme için aslında baş belası ve mümkün olduğunca kaçınılması gereken kaynaklardır. Stokların ne derece efektif yönetildiğini anlamanın yollarından bir tanesi de geçen yılın satışlarını yıl sonu stoklarına bölüp devir hızını bulmaktır. Çıkan rakam ne olursa olsun kendinize sorun: “Neden daha az değil?”

 

Stoklar, bir firmanın verimliliğini artırma konusunda ele alınması gereken noktalardan bir tanesidir.

 

Quiznos-Sub Akmerkez’i kurduğumuz ilk dönemde her gün biten bir malzemeyle karşılaşıyorduk. İşletme müdürümüz eksik malzeme olayını bir türlü çözemedi. Biten ürünler için gün içinde Akmerkez Makro’dan en pahalı malzemeleri alıp kullanmak zorunda kalıyorduk. Örneğin, sabah siparişini unutmasak 1 TL’ye aldığımız domatesi 5 TL’ye alıyorduk. Ya da müdür en yoğun zamanda, eksik malzemeyi almak için taksiye atlayıp Tahtakale’ye gidiyor, bayağı da oyalanıp geliyordu. Haftalar sonra dahi her gün tekrarlanan bu duruma isyan etmemek mümkün değildi.

Bir gün isyanımdan nasibini alan işletme müdürü, öyle bir malzeme siparişi vermiş ki, küçücük depomuzu hınca hınç doldurmuştu. Bir yıl yetecek kadar karton bardak, plastik çatal-bıçak, şeker, tuz stoklamıştı. Depoda adım atacak yer yoktu, adeta intikam almıştı. Ertesi gün plastik çay kaşıkları bitti ve kaşık siparişi verilmediği anlaşıldı. Bazı mallarımız bir yıllık stoklanmış, bazı mallarımızda ise bir günlük stok yok. Bunun üzerine satışlar ve reçetelerle senkronize bir stok takip sistemi oluşturup, günlük sipariş vermeye başladık. Fazlalıkları iade ettik ve sorunu temelli çözdük.

 

Sistematik çalışmadığınız sürece fazla stok bulundurmanız bir yarar sağlamaz.

 

Karton fabrikasında aynı teknikle stokları üçte birine indirebilmemiz mümkün oldu. Tonlarca malzeme kullanımından bahsediyoruz. Yeni kurduğumuz sistemde; önümüzdeki iki ayın imalat planını netleştiriyor, imalat reçetelerine göre hangi hafta hangi ürünlerden ne kadar ihtiyacımız olacağını belirliyor, mevcut stokları düşüyor, her ürün için tedarik süresini, optimum fiyatı, minimum miktarı hesaplıyor ve siparişleri günlük olarak veriyorduk.

 

Danışmanlık yaptığım, her ikisi de otomotiv sektöründe çeşitli yedek parça dağıtımı yapan iki ayrı firmada, elde 1-3 yıllık stoklar vardı. Firmalar kredi kullanıyordu. Yani bankadan kredi çekiyorsunuz, bu paraya mal alıyorsunuz ve 1-3 yıl arası bir depoda yatırıyorsunuz. Ayrıca bu stoklar için her ay ciddi bir depo kirası veriyorsunuz. İlk işim bu ürünleri maliyetinin altında sattırmak ve depoları/kredileri küçültmek olmuştu