Özellikle imalat ve mal alım-satım işletmelerinde satın alma, satış kadar kritik bir konu. Teknik olarak bir satın alma işi, satış fonksiyonuyla benzerlikler gösterir. Aynı ürün veya hizmet için aynı ortamda müzakerelerde bulunan iki taraf vardır. Elbette satın almacının işi bir satıcıya göre çok daha kolaydır. Tavizi isteyen satın almacı, vermeye mecbur olan ise satıcıdır.

Kapıda Satın alma dan randevu talep edip haftalarca bekleyen pek çok satıcı vardır. Satın almacının kapısına gidilir, büyük firmalardaki yan yana hap kadar kameralı, dinlenen, kayda alınan camlı odalarda görüşmeler yapılır. Satıcı ise yanındaki navigasyon ile tarlaların arasında arabasını çamura saplayarak fabrikanın giriş kapısını bulmaya çalışır. Öğle yemeğini nerede ne bulursa yiyerek geçiştirir, köşede duran adama, “Abi buralarda dönerci filan nerede buluruz?” diye sorar. Her ikisi de sonunda buluşup aynı mal ve hizmetin alım/satımı üzerinde uzlaşı sağlamaya çalışırlar.

 

Bir satış ilişkisinde patron satın alma yapan kimsedir kısaca.

 

Satın almaya bazı firmalar yeterince önem vermiyor, ama satış kadar kritik bir konudur. Satın almadaki fiyat esnekliğiniz satışa göre yüksektir. Satışta sizi sınırlayan maliyetleriniz vardır ancak satın alırken pek çok ikame ürün bulabilmeniz mümkündür. Satın alırken titizlendiğinizde, emek ve zaman harcadığınızda daha iyi fiyatlara mutlak erişirsiniz

 

  • Özellikle imalatta kullanılan ürünler, yani ham maddelerden söz edersek, bu tür ürünler, maliyet unsurudur. Yani iş modelimiz açısından kritik öneme sahiptirler. Bu kalemlerde yapılacak % 1’lik oynama bile firmanın net kârına % 10 olarak yansıyabilir.
  • Örneğin boya üreticisiniz ve iki ana girdiniz boya pigmenti ve bağlayıcı diyelim. Boyayı satış fiyatınız bir birim için 100 TL olsun. Boyanın imalat maliyeti 70 TL, bunun 30 TL’si pigment maliyeti. Tüm genel giderler çıktıktan sonra bir birim boyanın size bıraktığı kâr %10, yani 10 TL olsun. Siz pigment maliyetinde % 5’lik bir fiyat tasarrufu sağlarsanız 30 TL x % 5 = 1,5 TL bir tasarruf sağlarsınız ve net kârınızı 10 TL’den 11,5 TL’ye, yani % 15’e yükseltirsiniz.
  • Satın almacı kritik hammaddelerde asla hata yapmamalıdır. Piyasalardaki tüm fiyatları bilmeli, ithal ürün fiyatlarını, ülkedeki, hatta dünyadaki üreticilerini gayet iyi tanımalı, zaman zaman tedarikçilerle bilgi yenilemesi toplantıları (refresh) yapmalıdır.
  • Satın almacı, sürekli olarak kullanılanlara benzer ama alternatif olabilecek başka ürünler araştırmalı, numune isteyip imalatta test ettirmelidir.
  • Satın almacı, kendisine önerilen daha ucuz ürünleri de mutlaka test ettirmeli, hemen sırtını dönmemelidir.
  • Olabildiğince, stok oluşturmayacak şekilde satın alım planlaması yapmalıdır.
  • Malzeme getiren kamyonları fabrikanın ürünüyle doldurarak boş gitmemelerini sağlamalı ve nakliyeyi daha ucuza getirmelidir.
  • Belirli bir faz ile ithal edilmesi gereken, ancak satış fazı daha uzun olan malları fiktif depolarda bekleterek peşin vergi ödenmesinin önüne geçmelidir.
  • Alış fazı ile imalat fazı farklıklar gösteren ürünlerin stok hesaplamasını çok hassas yapmalıdır. Bu tür ürünler minimum seviyede alınması gereken, ancak imalatta ağır tüketilen ürünlerdir ve uzun süre stoklarda beklemeleri gerekebilir.
  • Anlaşmalarını yıllık alım tutarlarını göstererek yapmalı, ancak fiyatları haftalık ve aylık denetlemelidir.
  • Fiyat artış isteklerini hemen kabul etmemeli, nedenlerini tek tek öğrenmeli, tedarikçinin son marjlarını da almanın bir yöntemini bulmalıdır.
  • Benzer ürünlerin kalite ve fiyatlarını ezbere biliyor olmalıdır.
  • Elindeki çeklerin olabildiğince en uzun vadelilerini vererek finansı rahatlatmalıdır.
  • Döviz fiyatlarında hareketlenmeler olduğu dönemlerde, ithal veya yerli tüm fiyatları yeniden test etmelidir.
  • Tüm satın almalarını ve tedarikçilerini bir CRM türü bilgi bankasına işleyerek gecikmeleri, ürün problemlerini, tedarikçileri ölçümlemelidir.

 

Bu ve benzer pek çok nedenlerle kurumsal satın alma nın hizmet harici işletmeler için verimlikteki rolü kritiktir!